Cómo armar una cotización profesional con IA a partir de tus notas

Al terminar esta guía vas a tener un sistema para armar cotizaciones en minutos: escribes lo que pidió el cliente como te salga y la IA te devuelve una cotización ordenada, con detalle, total, plazo y condiciones de pago.

Ya no partes de cero ni copias la cotización anterior para cambiarle los datos.

Lo que necesitas

• Una cuenta gratuita en ChatGPT, Claude o Gemini.
• Tu lista de precios. Si no la tienes por escrito, el paso 1 te ayuda a armarla.
• Las notas de lo que te pidió el cliente: lo que anotaste en la llamada, un audio que transcribiste o los mensajes de WhatsApp.

Cómo funciona

La clave está en separar dos cosas:

• Tu lista de precios casi no cambia. La escribes una vez.
• Las notas del cliente cambian cada vez. Las pegas tal como están.

Así la IA nunca inventa un precio: solo usa los tuyos.

Paso 1: escribe tu lista de precios una vez

Anota cada servicio o producto con su precio y lo que incluye. Agrega tus condiciones generales al final.

Servicio o producto | Precio | Qué incluye
Logo | S/ 800 | 3 propuestas y 2 rondas de cambios
Carta digital con QR | S/ 450 | Diseño, QR y 1 actualización al mes
Pack de 10 publicaciones | S/ 600 | Diseño y textos para Instagram

Condiciones de pago: 50% al aceptar y 50% al entregar.
Validez de mis cotizaciones: 15 días.
Los precios no incluyen IGV.

Es un ejemplo. Usa tus servicios, tu moneda y el impuesto de tu país.

Si vendes productos con muchas variantes, pega la tabla que ya tienes en Excel. La IA la entiende igual.

Paso 2: junta las notas del cliente

No las ordenes. Escribe lo que recuerdes, como te salga:

Ana, restaurante La Esquina. Quiere logo nuevo porque abre
segundo local. También carta con QR para las mesas.
Preguntó por posts para Instagram, unos 10.
Le urge, quiere todo para el 20 de noviembre.

Mientras más detalle tengan tus notas, mejor sale la cotización. Pero no hace falta que estén completas: lo que falte, la IA lo marca.

Paso 3: copia este prompt

Pega tu lista de precios y tus notas donde se indica.

Actúa como mi asistente comercial. Vas a armar una cotización
para un cliente con mis notas y mi lista de precios.

Estructura:
1. Datos del cliente y fecha de hoy.
2. Resumen: qué necesita el cliente, en 2 o 3 frases.
3. Detalle: tabla con concepto, cantidad, precio unitario
   y subtotal.
4. Total. Indica si incluye impuestos, según mi lista.
5. Plazo de entrega.
6. Condiciones de pago.
7. Validez de la cotización.
8. Próximo paso: qué debe hacer el cliente para aceptar.

Reglas:
- Usa solo los precios de mi lista. No inventes descuentos.
- Si el cliente pide algo que no está en mi lista,
  escribe [POR DEFINIR].
- Si falta un dato del cliente, escribe [POR DEFINIR].
- Muestra el cálculo de cada subtotal.
- Tono profesional y cercano. Frases cortas.

Mi lista de precios:
[PEGA AQUÍ TU LISTA]

Notas del cliente:
[PEGA AQUÍ TUS NOTAS]

Paso 4: revisa antes de enviar

La IA ordena y redacta muy bien, pero la cotización lleva tu firma. Revisa cuatro cosas:

1. Los precios. Que cada concepto tenga el precio de tu lista.
2. Las sumas. Verifica el total con la calculadora. La IA puede equivocarse en una suma, por eso le pedimos que muestre cada cálculo.
3. El alcance. Que quede claro qué incluye y qué no. Así evitas el "yo pensé que eso venía incluido".
4. Los [POR DEFINIR]. Complétalos tú antes de enviar.

Si quieres cambiar algo, pídelo en el mismo chat: "agrega un descuento del 10% por contratar los tres servicios" o "cambia el plazo a 3 semanas".

Paso 5 (opcional): la versión corta para WhatsApp

Muchos clientes deciden por WhatsApp antes de abrir un PDF. En el mismo chat, pide un resumen:

Resume esta cotización en un mensaje de WhatsApp
de máximo 6 líneas: qué incluye, total, plazo
y cómo aceptar. Tono cercano. Sin tablas.

Envía primero el mensaje corto y adjunta la cotización completa.

Preguntas frecuentes

¿Cómo evito que la IA invente precios en una cotización?

Dale tu lista de precios y pídele que use solo esos precios. El prompt de esta guía lo hace y, si el cliente pide algo que no está en tu lista, la IA escribe [POR DEFINIR] en lugar de inventar un precio.

¿La IA puede equivocarse al sumar el total?

Sí, puede pasar. Por eso el prompt le pide mostrar el cálculo de cada subtotal. Antes de enviar, verifica el total con la calculadora.

¿Cómo envío la cotización por WhatsApp?

Pide en el mismo chat un resumen de máximo 6 líneas con qué incluye, el total, el plazo y cómo aceptar. Envía primero ese mensaje y adjunta la cotización completa.

Resultado

Pasas de armar cada cotización desde cero a tenerla lista en minutos. Con tus precios, sin errores de copiar y pegar y con todo lo que el cliente necesita para decir que sí.

Siguiente paso: guarda tu lista de precios y el prompt para no pegarlos cada vez. En ChatGPT puedes crear un GPT personalizado y en Claude un proyecto con estas instrucciones. Así solo pegas las notas del cliente.

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